Hartmark

Personvern

Personvern

Hartmark Executive Search AS behandler personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen. Denne personvernerklæringen gjelder for personopplysninger som blir behandlet av Hartmark Executive Search AS for deg som kandidat, kunde eller leverandør. Den inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler, samt hvilke rettigheter som gjelder for de registrerte.

Behandlingsansvarlig

Hartmark Executive Search AS opptrer som rekrutteringspartner på vegne av vår oppdragsgiver og har i de fleste tilfeller delt behandlingsansvar med disse. Som behandlingsansvarlig har vi ansvar og plikter jamfør personopplysningsloven. Dette innebærer at all behandling av personopplysninger vi har registrert om deg, og behandler i forbindelse med våre oppdrag, beskyttes av rutiner i henhold til gjeldende lovverk.  Som behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger vi har registrert og behandler i forbindelse med oppdrag vi gjennomfører, har vi ansvar og plikter etter personopplysningsloven. Våre oppdragsgivere er forpliktet til å slette persondata etter endt prosess, med unntak av det som kan lagres om den som ansettes og som faller inn under det som er arbeidsgivers arbeidsrettslige forpliktelser.

Vi er behandlingsansvarlig for:

  • Alle personopplysninger som vi innhenter i forbindelse med ditt kandidat- og/eller kundeforhold til oss
  • Personopplysninger om kandidater og potensielle kandidater som godtar at vi lagrer deres personopplysninger i våre systemer for fremtidige muligheter

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger på vegne av våre oppdragsgivere, og har da rollen som databehandler. I de tilfellene vi er databehandler vil du som kandidat gjøres oppmerksom på dette, og våre oppdragsgivere er da behandlingsansvarlig. Vi vil da kunne gi deg informasjon om hvilken kontaktperson hos vår oppdragsgiver du kan henvende deg til for å få informasjon om hvordan dine personopplysninger blir behandlet.

Hvilke personopplysninger vi kan ha registrert om deg

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Disse kan kategoriseres på følgende måte:

  • Identifiserende informasjon, herunder navn, alder, kjønn, bosted, e-postadresse og telefonnummer, arbeidsgiver og tittel (informasjon som er hentet fra åpne kilder på nettet).
  • Informasjon/dokumenter sendt inn av deg i forbindelse med en rekrutteringsprosess (CV, vitnemål, attester og referanser).
  • Eventuelle vurderinger (intervjunotater, caseløsninger, tester og referansesamtaler).

Hva personopplysningene brukes til

Hartmark Executive Search behandler dine personopplysninger med det formål å oppfylle våre kontraktsforpliktelser overfor våre oppdragsgivere, og for å skape relasjoner til de beste kandidatene over tid.

Overfor deg som kandidat trenger vi dine personopplysninger for å kunne gjennomføre rekrutteringsprosesser, enten som du søker på, og/eller om du viser interesse for stillinger vi kontakter deg for.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger er enten at du har samtykket til behandlingen, at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, eller at vi har en berettiget interesse i behandlingen.

Hvem vi deler personopplysninger med

Som kandidat til en spesifikk stilling, vil vi når det er relevant i prosessen dele dine personopplysninger med vår oppdragsgiver. Vi vil sørge for særskilt diskresjon dersom du skulle ha behov for dette.

Vi benytter databehandlere som bistår oss med ulike prosesser (IT-systemer, kandidathåndteringssystem og testleverandør). Disse har vi databehandleravtaler med som sikrer behandling av personopplysninger og ditt personvern i henhold til gjeldende lovverk.

Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Vi forholder oss til HR Norges anbefalinger vedrørende lagring av personopplysninger, der normert tid er 1-3 år.

Når vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av samtykke kan du trekke tilbake ditt samtykke når du ønsker, og vi vil som følge av det slette dine personopplysninger.

Når du søker på en stilling hos oss, vil vi lagre din søknad med CV og andre vedlegg inntil 2 år etter at prosessen er avsluttet.

Dine rettigheter

Som registrert hos oss har du rett til å be om innsyn i dine personopplysninger og behandlingen av disse. Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på ditt samtykke, kan du til enhver tid trekke det tilbake, og dine personopplysninger vil da bli slettet. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet. Du har også rett til å bli slettet fra våre systemer.

Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som registrert eller har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte vårt personvernombud Kristine Hedenstad.

Kristine Hedenstad